این روزها تکنولوژی و افزایش فعالیت‌های متنوع اجتماعی و اقتصادی، استفاده از ابزارهای مدیریت هوشمند را برای تسریع فعالیت‌ها و آسان ساختن کار افراد بیش از پیش ساخته است. در حال حاضر هم ویروس کرونا و انتشار آن باعث شده است تا ادارات و شرکت‌های زیادی فعالیت‌های خود را به صورت دورکاری ادامه دهند.
همه‌ی این موارد و نیز شرایطی مانند حضور کارمندان دورکار که ساکن کشورهای دیگر هستند، برگزاری جلسات آنلاین به یک نرم و رفتار روتین مدیران شرکت‌های کوچک و بزرگ در دنیا بدل کرده است. جلسات آنلاین بدون نیاز به حضور فیزیکی و تنها از طریق اینترنت راه گشای خوبی در این شرایط هم هست.
برگزاری جلسات آنلاین و از راه دور راهکاری ساده برای کاهش خطرهای احتمالی، ذخیره‌ی زمان و انرژی و همینطور کاهش هزینه‌هاست. به همین خاطر بسیاری از شرکت‌های فناور به طور طبیعی جلسات خود را به صورت آنلاین برگزار می‌کنند.در ادامه‌ی این مطلب ضمن بیان چگونگی برگزاری جلسات آنلاین، نمونه‌هایی از انواع بسترهای ایرانی و خارجی، رایگان و غیررایگان برای برگزاری جلسات آنلاین را شرح می‌دهیم.
چگونه کیفیت جلسات آنلاین را افزایش دهیم؟
- انتخاب نرم‌افزار مناسب
سایت اسکای روم (SKYROOM)
اسکای روم یک سایت ایرانی و غیررایگان است. در یک ماه اول شما می‌توانید از خدمات آن به صورت رایگان استفاده کنید. تعرفه‌های اسکای روم بر اساس تعداد افرادی که به صورت همزمان آنلاین هستند و از نرم‌افزار استفاده می‌کنند، متفاوت است.
تعرفه‌ی این سایت به دو صورت معمولی و دانشگاهی (مدرسه‌ای) محاسبه می‌شود و تعداد ساعات ماهانه نیز یکی دیگر از پارامترهای تعیین هزینه است.در این سایت امکان ارتباط دو طرفه‌ی صوتی و تصویری وجود دارد و شما می‌توانید صوت و تصویر خود را به صورت زنده نمایش دهید.
بعلاوه با انتخاب هر دانشجو یا دانش‌آموز دیگر، صوت یا تصویر او هم قابل مشاهده خواهد بود. در این برنامه فایل‌های پاورپوینت، ورد و تصاویر قابل نمایش به صورت اسلایدی و همزمان با صوت و تصویر شما است.
چت گروهی در واتساپ
واتساپ یکی از پرطرفدارترین اپلیکیشن‌هایی است که مورد استفاده قرار می‌گیرد. استفاده از این برنامه برای تماس‌های گروهی بسیار ساده است. تنها مشکل واتساپ محدودیت در تعداد افراد جلسه است.
جلسات شما در واتساپ با تعداد 8 نفر امکان‌پذیر است. برای این منظور کافی است یک گروه در واتساپ بسازید و روی علامت تماس تصویری بزنید. از شما پرسیده می‌شود که می‌خواهید چه کسانی در این تماس باشند. انتخاب کرده و تماس را برقرار کنید. به همین راحتی جلسه آنلاین آغاز می‌شود.
اپلیکیشن اسکایپ (Skype)
اسکایپ یک برنامه‌ی پیام‌رسان متنی، صوتی و ویدئویی است. استفاده از این برنامه رایگان است و می‌توانید کلاس‌های آنلاین خود را با تعداد 50 نفر به صورت همزمان برگزار کنید. کیفیت تماس‌های تصویری اسکایپ بالاست و بعلاوه نیاز به اینترنتی قوی هم دارد.
در حین برگزاری جلسه می‌توان صفحه نمایش خود را با سایر افراد حاضر در جلسه به اشتراک گذاشت. خاموش و روشن کردن صدا، تصویر حین برگزاری چت و نیز ضبط کردن تماس به صورت فیلم از دیگر امکانات این نرم افزار است.
زوم (Zoom)
استفاده از اپلیکیشن زوم نسبتا ساده است. برای استفاده از آن کافی است یک حساب کاربری برای خود بسازید. نکته‌ی مهم در مورد این برنامه این است که مهمانان شما ملزم به ساخت حساب کاربری برای خود نیستند و این یک مزیت محسوب می‌شوند.
در برنامه‌ی زوم امکان تشکیل جلسه با همزمان 100 نفر و به مدت 45 دقیقه وجود دارد.
نکته‌ای که وجود دارد این است که برای استفاده از این نرم‌افزار نیاز به پروکسی دارید چرا که از آی پی ایران نمی‌توان به آن متصل شد. امکان ضبط ویدئویی جلسه نیز در این برنامه‌ی کاربردی وجود دارد.
بعلاوه برای بحث‌های ترکیبی می‌توان صفحه نمایش خود را با تیم‌ها به اشتراک گذاشت. سایر راه حل‌های Zoom شامل وبینار، جلسات و اشتراک صدا است. خاموش و روشن کردن صدا و تصویر، اجازه گرفتن برای مشارکت در بحث و امکان چت حین کار از دیگر امکانات این نرم افزار است.
گوگل میت (Google Meet)
گوگل میت یک برنامه‌ی تماس ویدئویی است که امکان ارتباط افراد از راه دور را فراهم می‌کند. گوگل با رایگان کردن سرویس گوگل میت برای تمام کاربران به مجموعه سرویس‌های تماس تصویری آنلاین رایگان پیوسته است.هر کاربری که اکانت گوگل دارد می‌تواند از این برنامه استفاده کند. در یک تماس گوگل میت حداکثر 25 نفر می‌توانند به صورت همزمان حضور داشته باشند و اطلاعات خود را به اشتراک بگذارند. در
ردیف‌های عضویت بالاتر گوگل میت در هر جلسه مجازی تا ۱۰۰ شرکت‌کننده می‌توانند حضور پیدا کنند و البته در آینده ای نزدیک، احتمال برقرای محدودیت زمانی ۶۰ دقیقه‌ای برای کاربران رایگان خواهد شد.
فیس تایم (FaceTime) برای کاربران ios
فیس تایم یک برنامه‌ی تماس ویدئویی مخصوص کاربران شرکت اپل است. این برنامه از هر دستگاه ios با دوربین جلو و هر کامپیوتر مک مجهز به دوربین پشتیبانی می‌کند. البته نسخه‌ی ios گوشی‌های اپل حداقل باید 12 باشد. امکان چت تصویری به وسیله فیس تایم تا سقف 32 نفر به صورت کاملا رایگان خواهد بود. برای این منظور کافی است دو نفر تماس را آغاز کرده و یکی یکی افراد دیگر را به تماس تصویری اضافه کنند. فقط کافی است فیس تایم خود را فعال کنید.
اپلیکیشن گوگل دوئو (Google Duo)
نرم‌افزار Google Duo معمولا به صورت پیش‌فرض روی گوشی‌های اندروید وجود دارد و کاربران آیفون هم می‌توانند آن را نصب کنند. امکان ایجاد حساب کاربری فعال با استفاده از شماره موبایل ممکن است و لزوما نیاز به وارد کردن اطلاعات جیمیل ندارد. این اپلیکیشن امکان ارتباط تصویری با 8 نفر به صورت همزمان را فراهم می‌کند و کیفیت تماس نسبتا خوبی هم دارد.
تماس تصویری گروهی در اینستاگرام
اینستاگرام در بروزرسانی اخیر خود امان برقراری تماس‌های گروهی 6 نفر به صورت همزمان را فراهم کرده است. این قابلیت در ابتدا تنها برای 4 نفر وجود داشت اما حالا این تعداد به 6 نفر افزایش پیدا کرده است. در بخش دایرکت اینستاگرام خود می‌توانید تماس تصویری را آغاز کرده و افراد دیگر را هم اضافه کنید. نکته‌ای که وجود دارد این است که افراد جلسه باید همدیگر را فالو داشته باشند.
برخورداری از زیرساخت مناسب – سرعت اینترنت را دریابید!
علاوه بر انتخاب نرم‌افزار مناسب برای برقراری جلسات آنلاین نیاز است که سخت‌افزار مناسب خود را هم از پیش تعیین کرده باشید. اتصال ضعیف و نامناسب دستگاه‌های مورد استفاده‌ی شما بر کیفیت جلسات شما تاثیر بسیار زیادی خواهد داشت. دوربین فیلمبرداری، میکروفون، بلندگو و سایر سخت‌افزارهای لازم برای برگزاری جلسات از راه دور را باید با دقت بررسی و انتخاب کنید.
مراقب زمانبندی برگزاری جلسات آنلاین باشید – خطر خواب‌آلودگی نزدیک است
یکی از نکات مهم در برگزاری کلاس‌ها و جلسات آنلاین برنامه‌ریزی این جلسات است. بهتر است کلاس‌های آنلاین مگر در مواقع خاص بیش از یک ساعت زمان نبرد. برگزاری جلسات طولانی می‌تواند روی میزان بهره‌وری و زمان کاری و کیفیت کار اعضایتیم تاثیری منفی داشته باشد. به همین خاطر بهتر است پیش از برگزاری جلسات آنلاین و مجازی، برنامه‌ی کاری تک تک اعضا را بررسی کرده و یک زمان مشخص برای جلسات تعیین کنید. اعضای گروه شما ممکن است که در موقعیت‌های زمانی متفاوتی باشند، به همین دلیل باید بتوانید که یک زمان مشترک میان تمام اعضا پیدا کنید و برای این زمان مشترک برنامه‌ریزی کنید.
موضوعات جلسه را بل‌تر در اختیار اعضا قرار دهید!
اهداف جلسات و کلاس‌ها پیش از برگزاری آن باید مشخص شده باشد. لازم است در دستورالعمل جلسه موضوع‌هایی که قرار است به آنها پرداخته شود را بنویسید و پیش از برگزاری جلسات در اختیار اعضای تیم قرار دهید. به اعضای تیم زمان کافی بدهید تا موضوعات و اهداف مطرح در دستورالعمل جلسه را بررسی کنند تا بتوانند با آمادگی کافی در جلسات حاضر شوند.
شخصی را به عنوان سردبیر جلسات انتخاب کنید
یکی از چالش‌های جلسات آنلاین تعامل افراد و در میان صحبت یکدیگر پریدن اعضای تیم است. به این ترتیب ممکن است اعضایی که ذاتا کم‌حرف یا خجالتی هستند نتوانند از عملکرد خودشان دفاع کنند یا نسبت به مواردی که در ذهن دارند صحبت کاملی انجام دهند. به علاوه لازم است تاریخ و زمان برگزاری جلسه در بازه زمانی معینی به افراد یادآوری شود تا غبار دورکاری و فراموشی روی زمانبندی کاری آنها نشیند. بنابراین لازم است یک سردبیر برای جلسات انتخاب کنید تا این موارد را کنترل کند و اجازه ندهد که صحبت اعضا نیمه کاره بماند.
قبل از شروع جلسه رسمی زمان کوتاهی را به وارم آپ اختصاص دهید
به طور کلی فضای جلسات رسمی و کمی دلهره‌آور است. به خصوص برای اعضایی که نوعا در رتبه‌های پایین‌تر یک سازمان و شرکت قرار دارند. بنابراین بهتر است در ابتدای شروع جلسات خود زمانی را به آشنایی افراد و گفتگوهای غیررسمی اختصاص دهید. اجازه دهید افراد قبل از ورود به فضای خشک و انعطاف‌ناپذیر جلسات با برقراری ارتباط دوستانه و گفتگوهای غیر رسمی آماده جلسه شوند.
انجام کارهای متفرقه حین جلسه ممنوع!
اولین قانون مشارکت در جلسات از راه دور، حضور به موقع در جلسه آنلاین است. از پاسخ دادن به پیام‌ها و ایمیل‌های خود در حین برگزاری جلسات آنلاین و مجازی خودداری کنید. سخنان افراد دیگر را نیمه‌کاره نگذارید و اجازه دهید تا ابتدا همکارتان صحبتش تمام شود. با رعایت آداب معاشرت می‌توانید بهره‌وری جلسات خود را افزایش دهید.
دبیر جلسات و مسئولیت نگارش صورت‌جلسه
پس از تمام شدن جلسات، صورت جلسه آن را بنویسید. دقت کنید تمام اهدافی که پیش از جلسه تنظیم کرده بودید انجام شده باشند. لازم است تمام کارها و اهدافی که باید پیگیری شود را مشخص کنید و این صورت‌جلسه را برای تمام اعضای تیم ارسال کنید. بعلاوه مشخص کنید که هرکس مسئول اجرای کدام وظیفه است.
ارسال ویدیوی ضبط شده برای اعضا
اگر برخی از اعضای تیم شما به هر دلیلی قادر به شرکت در جلسه نبودند برای آنها ویدئو یا فایل صوتی جلسه را بفرستید و مطمئن شوید که آنها را گوش داده و فعالیت‌های خود را پیگیری می‌کنند.
در این مطلب تلاش کردیم در خصوص راهکارهایی که منجر به یک جلسه‌ی آنلاین کامل و بی‌نقص می‌شود نکاتی را بیان کنیم. با توجه به شرایط ایجاد شده در کشور بعد از شیوع بیماری کرونا، امکان برگزاری حضوری جلسات به ویژه آن دسته از جلساتی که افراد از سایر شهرها باید در آن حضور پیدا کنند وجود ندارد. برگزاری جلسات به صورت آنلاین راهکاریست که می‌توان چه در شرایط فعلی و چه در شرایط عادی از آن استفاده کرد. با توجه به این نکات می‌توانید جلسات آنلاین خود را با بالاترین بهره‌وری تشکیل دهید و تیم خود را همچنان قوی و فعال نگه دارید.
حوزه هنری